1. Project Integration Management
Tiang penyangga yang mempengaruhi
dan dipengaruhi oleh seluruh knowledge area dalam Manajemen Proyek. Dengan
melibatkan koordinasi seluruh knowledge area dalam project life cycle. Salah
satu kompetensi yang harus dimiliki oleh Manajer Proyek adalah manajer proyek
harus mampu mengintegrasikan seluruh knowledge area selama project life cycle
berlangsung.
Knowledge areas dari Project
Integration Management:
1. Project Scope Management.
2. Project Time Management.
3. Project Cost Management.
4. Project Quality Management.
5. Project Human Management.
6. Project Communication Management.
7. Project Risk Management.
8. Project Procurement Management.
A. Project Charter
Adalah dokumen formal yang
menyatakan keberadaan sebuah proyek dan memberikan arahan akan tujuan dan
manajemen proyek.
Informasi yang terkandung dalam Project Charter :
• Nama Proyek
• Masa berlaku proyek
• Nama Manajer Proyek beserta informasinya
• Ringakasan jadwal proyek
• Ringkasan budget proyek
• Gambaran singkat mengenai tujuan proyek, termasuk
• kebutuhan bisnis, dan justifikasi lainnya yang menyatakan
• pentingnya proyek dilaksanakan.
• Ringkasan pendekatan dalam manajemen proyek
• Tugas umum dari masing-masing anggota tim proyek
• Tanda tangan key project stakeholders
• Kolom komentar yang disediakan agar dapat diisi oleh
stakeholder
B. Membangun Project
Preliminary Scope
Adalah scope statement awal yang
dibangun selama inisiasi proyek agar seluruh tim proyek dapat segera memulai
diskusi pekerjaan-pekerjaan yang berkaitan dengan proyek sesuai dengan ruang
lingkup proyek.
Informasi yang terkandung dalam Project Pleminary Scope :
• Tujuan proyek
• Deskripsi produk/servis
• Kriteria produk yang akan diterima
• Asumsi dan hambatan terhadap proyek
• Struktur organisasi
• Resiko
• Jadwal
• Gambaran awal biaya
C. Membangun Project
Management Plan
Adalah dokumen yang dapat digunakan
untuk mengkoordinasikan semua dokumen perencanaan proyek.
Elemen-elemen umumnya :
• Gambaran Umum mengenai proyek
• Deskripsi bagaimana proyek diorganisir
• Manajemen dan proses teknis yang digunakan dalam proyek
• Pekerjaan-pekerjaan yang harus dilakukan, jadwal dan
informasi biaya proyek
D. Eksekusi Proyek
Adalah tahap melaksanakan pekerjaan
yang telah digambarkan dalam project plan. Area aplikasi proyek sangat
mempengaruhi eksekusi proyek.
Keterampilan yang harus dimiliki untuk eksekusi Proyek :
• Kepemimpinan
• Komunikasi
• Politik
• Kemampuan menggunakan tools dan techniques
E. Kontrol Proyek
Output penting dari proses ini
adalah rekomendasi tindakan korektif atau preventif. Korektif dalam rangka
meningkatkan kinerja proyek, preventif dalam rangka mereduksi probabilitas
konsekuensi negatif yang berkaitan dgn resiko proyek.
F. Penutupan Proyek
Hal yang harus dilakukan mengakhiri
semua aktivitas dan menyampaikan hasil kerja proyek (tuntas/tidak) pada orang
yang tepat.
2. Project Scope Management
Project Scope Management termasuk
suatu proses yang dikembangakn untuk mendefinisikan dan mengontrol apa yang
termasuk atau tidak yang termasuk dalam suatu proyek. Hal tersebut untuk
memastikan tim proyek dan stakeholders memiliki perngertian yang sama mengenai
produk apa yang dihasilkan dari proyek dan proses apa saja yang akan digunakan
oleh tim proyek untuk menghasilkan produk tersebut, ada lima proses utama yang
dikembangkan dalam project scope manajement yaitu :
A. Scope Planning
Scope Planning menjelaskan
bagaimana suatu scope didefinisikan, diuji, dan diawasi serta bagaimana Work
Breakdown Structure (WBS) akan dibuat. Scope Planning merupakan langkah awal
dari scope manajement plan. Hasil utama dari scope planning adalah suatu scope
management plan yang mempersiapkan suatu dokumen yang berisi deskripsi
bagaimana tim akan mempersiapkan project scope statement, membuat WBS,
memastikan penyelesaian dari proyek yang dikerjakan dan mengontrol perubahan
pada scope proyek.
B. Scope Definition
Langkah selanjutnya adalah
menentukan lebih lanjut pekerjaan yang dibutuhkan untuk proyek. Scope
definition yang bagus sangat penting untuk kesuksesan proyek karena sangat
membantu meningkatkan akurasi dari waktu, biaya, dan sumber yang digunakan.
Hasil utama dari scope definition adalah project scope statement.
C. Create WBS
Setelah menyelesaikan proses scope
palnning dan definition, langkah selanjutnya dalam project management adalah
membuat suatu work breakdown structure (WBS). WBS adalah pengelompokan
pekerjaan sulit dalam suatu proyek yang menentukan total scope dari proyek.
Karena banyak proyek melibatkan banyak orang dan banyak perbedaan, ini sangat
penting untuk menyusun dan memutuskan pekerjaan kedalam bagian logika dan
didasari pada bagaimana pekerjaan akan dapat ditingkatkan.
D. Scope Vertifications
Melibatkan persetujuan formal dari
project scope yang diselesaikan oleh stakeholders. Persetujaun ini sering
dicapai dengan melakukan penyelidikan pada pelangaran. Untuk menerima
persetujuan formal dari project scope, tim proyek harus membuat dokumentasi
yang jelas dari produk proyek dan prosedur untuk menevaluasi jika proyek sudah
diselesaikan dengan benar dan menimbulkan kepuasan.
E. Scope Control
Scope Contro melibatkan peraturan
perubahan untuk project scope. Pengguna sering tidak yakin bagaimana mengingkan
tampilan untuk dilihat atau fungsi apa yang dibutuhkan untuk meningkatkan
performa bisnisnya. Tujuan dari scope control adalah mempengaruhi factor yang
menyebabkan perubahan scope, menyakinkan perubahan yang diproses berdasarkan
pada prosedur yang dikembangkan sebagai bagian dari mengintegrasikan perubahan
control, dan mengatur perubahan ketika perubahan ini terjadi.
3. Project Time Manajement
Project time management dapat
diartikan secara sederhana, melibatkan proses yang dibutuhkan untuk memastikan
waktu penyelesaian dari proyek. Ada 6 proses utama yg dikerjakan dalam project time
manajement, yaitu :
1. Activity Definition
2. Activity Sequencing
3. Activity Resource Estimating
4. Activity Duration Estimating
5. Schedule Development
6. Schedule Control
4. Project Human Resource Management
Manajemen sumber daya manusia,
disingkat MSDM, adalah suatu ilmu atau cara bagaimana mengatur hubungan dan
peranan sumber daya (tenaga kerja) yang dimiliki oleh individu secara efisien
dan efektif serta dapat digunakan secara maksimal sehingga tercapai tujuan
(goal) bersama perusahaan, karyawan dan masyarakat menjadi maksimal.
1.2 Keys to Managing People
dan Motivasi
1. Melakukan persiapan dan seleksi tenaga kerja / Preparation
and selection
2. Pengembangan dan evaluasi karyawan / Development and
evaluation
3. Memberikan kompensasi dan proteksi pada pegawai /
Compensation and protection
4. Promosi, Pemindahan dan Pemisahan
1.3 Maslow’s Hierarchy of
needs
Teori motivasi yang paling terkenal
adalah hierarki teori kebutuhan milik Abraham Maslow. Ia membuat hipotesis
bahwa dalam setiap diri manusia terdapat hierarki dari lima kebutuhan, yaitu
fisiologis (rasa lapar, haus, seksual, dan kebutuhan fisik lainnya), rasa aman
(rasa ingin dilindungi dari bahaya fisik dan emosional), sosial (rasa kasih
sayang, kepemilikan, penerimaan, dan persahabatan), penghargaan (faktor
penghargaan internal dan eksternal), dan aktualisasi diri (pertumbuhan,
pencapaian potensi seseorang, dan pemenuhan diri sendiri). Maslow memisahkan
lima kebutuhan ke dalam urutan-urutan.
1.4 Herzberg’s Motivational
and Hygiene Factors
Menurut Herzberg, orang tidak puas
dengan kepuasan yang lebih rendah-order kebutuhan di tempat kerja, misalnya,
yang terkait dengan gaji minimum tingkat atau kondisi kerja yang aman dan
menyenangkan.Sebaliknya, individu mencari kepuasan yang lebih tinggi tingkat
kebutuhan psikologis yang berkaitan dengan prestasi, pengakuan, tanggung jawab,
kemajuan, dan sifat dari pekerjaan itu sendiri. Namun, Herzberg menambahkan
dimensi baru terhadap teori ini dengan mengusulkan model dua faktor motivasi,
didasarkan pada pemikiran bahwa kehadiran satu set karakteristik pekerjaan atau
insentif mengarah pada kepuasan pekerja di tempat kerja, sementara yang lain
dan terpisah set karakteristik pekerjaan menyebabkan ketidakpuasan di tempat
kerja.
1.5 McClelland’s
Acquired-Needs Theory
David McClelland mengusulkan bahwa
kebutuhan khusus individu diperoleh dari waktu ke waktu dan dibentuk oleh
pengalaman hidup seseorang. Ada 3 teori yang dipelajari, yaitu :
●
Achievement Prestasi
●
Affiliation Afiliasi
●
Power Kekuasaan
1.6 McGregor’s Theory X and
Theory Y
Teori X dan Teori Y gabungan
Teori X dan Teori Y adalah
teori-teori motivasi manusia diciptakan dan dikembangkan oleh Douglas McGregor
di MIT Sloan School of Management pada tahun 1960 yang telah digunakan dalam
manajemen sumber daya manusia , perilaku organisasi , komunikasi organisasi dan
pengembangan organisasi .
1.7 Thamhain and Willemon’s
Ways to Have Influence on Projects
1.Authority : Hak hirarki sah untuk masalah perintah.
2.Tugas : Kemampuan manajer proyek dianggap untuk
mempengaruhi tugas seorang pekerja.
3.Anggaran : Kemampuan manajer proyek untuk otorisasi
penggunaan lain dana discretionary.
4.Promosi : Kemampuan untuk meningkatkan posisi pekerja.
5.Uang : Kemampuan untuk kenaikan gaji pekerja dan
keuntungan.
6.Hukuman : Kemampuan manajer proyek menyebabkan hukuman.
7.Tantangan Kerja : Kemampuan untuk menetapkan pekerjaan yang
mengkapitalisasi pada kenikmatan seorang pekerja melakukan tugas tertentu.
8.Keahlian : Manajer proyek menganggap pengetahuan khusus
orang lain dianggap penting.
9.Persahabatan : Kemampuan untuk membangun hubungan pribadi
yang ramah antara manajer proyek,dll.
1.8 Cara mempengaruhi yang
dapat membantu dan memperburuk proyek
* Proyek lebih mungkin untuk berhasil ketika manajer proyek
mempengaruhi orang menggunakan : Keahlian dan tantangan pekerjaan.
* Proyek lebih mungkin untuk gagal ketika manajer proyek
terlalu bergantung pada : Kewenangan,Uang, dan Hukuman.
1.9 Improving
Effectiveness-Covey’s 7 Habits
7 kebiasaan Covey's untuk meningkatkan efektifitas proyek :
- Jadilah proaktif
- Mulailah dengan akhir dalam pikiran
- Masukan hal pertama yang pertama
- Pikirkan menang / menang - Carilah pertama untuk memahami,
maka harus dipahami
- Bersinergi
- Mengasah melihat
1.10 Meperbaiki hubungan
antara Users dan Developers
Hubungan apapun tidak pernah mudah
dijalani, selalu butuh usaha dan pengertian. Ketika hubungan tersebut tidak
berjalan dengan baik, akan sulit untuk mengetahui apa yang salah dan bagaimana
memperbaikinya.
1.11 Organizational
Planning, Work Definition and Assigment
Melibatkan identifikasi dan
dokumentasi peran proyek,tanggung jawab,dan pelaporan hubungan. Output meliputi
:
-Bagan organisasi proyek
-Rencana manajemen staffing
-Matriks tugas tanggung jawab
-Resource histogram
1.12 Staff Acquisition,
Resource Loading and Leveling, and Team Development
> Mendapatkan orang yang memenuhi syarat untuk tim sangat
penting.
> Manajer proyek adalah orang cerdas di tim yang telah
melakukan pekerjaan yang buruk merekrut.
> Rencana staffing dan prosedur perekrutan yang baik
adalah penting seperti insentif untuk merekrut dan retensi.
1.13 Meyers’Briggs Type
Indicator (MBTI)
Myers-Briggs Type Indicator (MBTI)
adalah tes kepribadian menggunakan empat karakteristik dan mengklasifikasikan
individu ke dalam salah satu dari 16 tipe kepribadian. Berdasarkan jawaban yang
diberikan dalam tes tersebut, individu diklasifikasikan ke dalam karakteristik
ekstraver atau introver, [sensitif] atau intuitif, pemikir atau perasa, dan
memahami atau menilai.
5. Project Communications Management (Manajemen Komunikasi)
2.1 Pentingnya Komunikasi
yang baik
Komunikasi adalah suatu proses
penyampaian pesan (ide, gagasan) dari satu pihak kepada pihak lain agar terjadi
saling mempengaruhi diantara keduanya. Pada umumnya, komunikasi dilakukan
dengan menggunakan kata-kata yang dapat dimengerti oleh kedua belah pihak.
A. Proses Project
Communications Management
Langkah berikutnya adalah
merencanakan manajemen komunikasi proyek. Manajemen komunikasi proyek
dibutuhkan untuk menyosialisasikan kebijakan-kebijakan proyek, hasil-hasil
kerja proyek, dan mengkomunikasikan rencana berikutnya. Berikut ini
langkah-langkah praktisnya :
1. Buat web untuk komunikasi proyek (buat sederhana saja,
pake blog wordpress)
2. Buat template-template yang diperlukan untuk komunikasi
proyek, misalnya : template berita acara rapat, template untuk undangan,
template untuk progress report, dll.
3. Buat rencana komunikasi, misalnya : cara melakukan rapat,
cara melaporkan perkembangan proyek, dll.
4. Melaksanakan rencana komunikasi sesuai dengan yang
direncanakan.
5. Mengendalikan dan mengevaluasi pelaksanaan komunikasi
proyek.
B. Rencana komunikasi
Perencanaan komunikasi atau
communication plan yang terdapat pada proyek Magna Building ini dibagi menjadi
dua yaitu secara internal dan eksternal. Untuk komunikasi eksternal dilakukan
kepada stakeholder pada proyek ini antara lain komunikasi kepada owner,
subkontraktor, supplier, serta pihak terkait lainnya seperti penduduk sekitar
lokasi proyek. Bentuk komunikasi eksternal yang digunakan antara lain adalah
rapat, laporan, memo, dan lain-lain. Untuk komunikasi internal dilakukan kepada
anggota yang terdapat dalam organisasi proyek.Bentuk komunikasi internal dibagi
menjadi tiga, yang pertama adalah formal atau tidak formalnya komunikasi.
C. Isi rencana
Communications Management
Informasi yang terkandung dalam
Rencana Manajemen Komunikasi (Communication Management Plan ), antar lain :
> Kebutuhan-kebutuhan komunikasi stakeholders
> Informasi yang akan dikomunikasikan, termasuk formatnya,
isinya dan level detailnya
> Orang yang bertanggung jawab untuk memberikan informasi
yang dimaksud > Orang yang harus menerima informasi yang dimaksud
> Frekuensi/jadwal untuk menghasilkan informasi,misalkan
mingguan, tiap tanggal 1, dst
> Metoda untuk mendapatkan informasi, seperti memo, email,
telepon, dsb
> Metoda untuk memperbaharui rencana manajemen komunikasi
sejalan dengan kemajuan dan pembangunan proyek
> Metoda untuk menyelesaikan masalah yang tidak dapat
diselesaikan di level bawah
D. Distribusi Informasi
Isu penting dalam Distribusi Informasi:
> Penggunaan teknologi
> Cara formal atau informal
> Penanganan informasi yang sangat penting agar dapat
didistribusikan dengan efektif dan tepat waktu
> Memilih media yang cocok untuk berkomunikasi
> Pemahaman akan teknik komunikasi individual atau
berkelompok
> Teknik menyampaikan berita “buruk”
> Pengaturan jumlah jalur komunikasi
E. Pelaporan Performance
Informasi yang terkandung didalamnya, antara lain :
> Status reports
> Progres reports
> Peramalan
F. Administrative Closure
Proyek atau fase, setelah baik
mencapai tujuan atau sedang dihentikan untuk alasan lain, membutuhkan
penutupan. Penutupan Administrasi terdiri dari verifikasi dan mendokumentasikan
hasil proyek untuk meresmikan penerimaan produk dari proyek oleh sponsor, klien,
atau pelanggan. Ini mencakup pengumpulan catatan proyek, memastikan bahwa
mereka mencerminkan spesifikasi final, analisis keberhasilan proyek dan
efektivitas, dan pengarsipan informasi untuk penggunaan masa depan.
G. Mode penanganan konflik
Bila anda telah melakukan
identifikasi dan klasifikasi konflik yang terjadi serta efek yang ditimbulkan,
maka anda harus memiliki langkah ataupun strategi untuk mengatasi konflik
tersebut. Jika anda belum memiliki strategi, di bawah ini akan dibahas 5 pendekatan
atau model penyelesaian konflik berdasarkan pendapat Dr. William Hendricks,
yaitu :
1. Model penyelesaian konflik dengan mempersatukan
(Integrating)
2. Model penyelesaian konflik dengan kerelaan untuk membantu
(obliging)
3. Model penyelesaian konflik dengan mendominasi
(dominating).
4. Model penyelesaian konflik dengan menghindar (avoiding).
5. Model penyelesaian konflik dengan kompromis
(compromising).
H. Menjalankan rapat dan
menggunakan e-mail secara efektif.
Rapat merupakan salah satu cara
berkomunikasi dalam sebuah organisasi. Di sebuah perusahaan, rapat juga
berfungsi untuk membantu para manajer dalam memantau kinerja operasional anak
buahnya, atau dalam melakukan koordinasi dengan bawahan atau tim yang lain.
Walaupun demikian penting, rapat juga kadang menjadi kegiatan yang menyita
energi dan banyak waktu. Efektivitas dan keberhasilan sebuah rapat, secara
langsung dipengaruhi oleh kecermatan pemimpin rapat dan peserta rapatnya.
Sering kali sebuah rapat tidak menghasilkan keputusan atau kesimpulan apa-apa.
Rapat yang tidak menghasilkan keputusan, merupakan rapat yang tidak didukung
dengan perencanaan yang baik.
I. Penggunaan template pada
Project Communications Using
1) Kebanyakan orang teknis enggan meminta pertolongan .
2) Menggunakan template dalam berkomunikasi dapat membuat
penggunaan waktu dan uang menjadi lebih efisien.
3) Organisasi dapat membuat templatenya sendiri atau meniru
dari orang lain.
J. Penggunaan software dalam
mendukung Project Communications.
1) Ada banyak perangkat lunak untuk membantu dalam proyek
komunikasi.
2) Hari ini lebih dari 37 persen orang berkomunikasi atau
bekerja jarak jauh sedikitnya memerlukan paruh waktu.
3) Perangkat lunak manajemen proyek mencakup kemampuan baru
untuk meningkatkan komunikasi Virtual.
4) Proyek tahun 2002 meliputi fitur edisi usaha untuk
manajemen portofolio, manajemen sumber daya, dan kerjasama.
6. Project Risk Management
Proyek Manajemen Risiko melibatkan
perencanaan melakukan manajemen risiko, terlibat dalam identifikasi risiko,
menyelesaikan analisis risiko, menciptakan rencana risiko tindakan tanggapan,
dan pemantauan dan pengendalian risiko pada proyek. Proyek Manajemen Risiko
adalah proses berkesinambungan untuk terlibat dalam seluruh keseluruhan proyek.
Hal penting yang harus diingat adalah bahwa risiko tidak selalu buruk. Ada
peluang dan ada ancaman. Kesempatan adalah risiko yang baik. Memperlakukan
adalah risiko buruk. Proses manajemen risiko ada 6, yaitu :
1. Perencanaan Manajemen Risiko
2. Identifikasi Risiko
3. Analisis Risiko Kualitatif
4. Analisis Risiko Kuantitatif
5. Respon Risiko Perencanaan
6. Pemantau Risiko dan Pengendalian
Hasil akhir dari Risk Management Plan :
* Methodology
* Roles and responsibilities
* Budgeting
* Timing
* Risk categories
* Definitions of risk probability and impact
* Probability and impact matrix
* Revised stakeholders tolerances
* Reporting formats
* Tracking
7. PROJECT PROCUREMENT MANAGEMENT
Manajemen Proyek Pengadaan
merupakan bagian dari proses manajemen proyek di mana produk atau jasayang
diperoleh atau dibeli dari luar basis karyawan yang ada (yang akan bekerja pada
proyek) dalam rangka untuk menyelesaikan tugas atau proyek. Pada dasarnya ada
dua jenis pengadaan, di mana perusahaan bertanggung jawab untuk produk atau
jasa tertentu di bawah hukum kontrak , PPM ini termasuk tanggung jawab
manajemen kontrak bahwa masalah tugas-tugas tertentu ke berbagai anggota tim .
Kedua proses manajemen proyek yang penting untuk keberhasilan perusahaan.
Enam (6) proses utama dari project procurement management:
1. Planning purchases and acquisition
2. Planning contracting
3. Requesting seller responses
4. Selecting sellers
5. Administering the contract
6. Closing the contract
Tiga siklus dalam pengadaan proyek :
* Input (dokumen, rencana, desain, dll)
* Alat dan Teknik (mekanisme diterapkan untuk input)
* Keluaran (dokumen, produk, dll)
8. Project Cost Management
Project Cost Manajement atau biasa
disebut dengan manajemen biaya adalah sebuah metode yang menggunakan teknologi
untuk mengukur biaya dan produktivitas melalui siklus hidup penuh proyek
tingkat perusahaan. Project Cost Manajemen meliputi beberapa fungsi khusus
manajemen proyek yang mencakup kontrol pekerjaan memperkirakan, pengumpulan
data lapangan, penjadwalan, akuntansi dan desain.
Pentingnya Project Cost Manajemen
Informasi manajemen biaya merupakan informasi yang dibutuhkan
untuk mengelola secara efektif perusahaan atau organisasi non laba. Informasi
keuangan saja dapat mengakibatkan misleading karena infomasi tersebut cenderung
berfokus pada jangka pendek.
Ada 3 tahap dalam manajemen biaya proyek, yaitu:
* Estimasi Biaya (Cost Estimating)
* Anggaran Biaya (Cost Budgeting)
* Kontrol Biaya (Cost Control)
9. Project Quality Management
Manajemen Kualitas Proyek adalah
proses yang dilakukan, untuk menjamin proyek dapatmemenuhi kebutuhan yang telah
disepakati, melalui aturan-aturan mengenai kualitas, prosedur ataupun
guidelines
Tahapan Manajemen Kualitas :
* Perencanaan Kualitas
* Penjaminan Kualitas
* Mengendalikan Kualitas
* Rencana Manajemen Kualitas
* Quality Metrics
* Quality Checklist
* Process Improvement Plan
* Quality Baseline
* Project Management Plan (update)
0 komentar:
Posting Komentar